会計担当はお金をしっかり管理することは大切な仕事のひとつです。どこかに領収書を紛失してしまい、年度末に手持ちの現金・口座残高と帳簿が合わない…。そんなことにならないように領収書のこと・管理の仕方をしっかり理解しておきましょう。

領収書とは？

領収書とは「お金をきちんと支払った」ことの証です。サービスや商品代金の受取人が支払者に対して、何らかの対価としてお金を受け取ったことを証明するために発行する書類となります。また、会計帳簿を記入するために必要な書類になります。

領収書の役割とは？

領収書の目的は大きく２つあります。「商品や・サービスの代金を支払ったことを証明する」「支払った代金を再度請求されることを防ぐため」です。
領収書は、領収書を発行した側、領収書を受け取った側のそれぞれに役割があります。

1.発行した側の領収書の役割

領収書を渡すだけでなく、領収書のコピーを手元に残すことで、商品や・サービスの代金を支払ったことの証明となります。

2.受け取った側の領収書の役割

領収書を受け取ることで、代金の支払いが証明されたことになり、費用の発生が認められます。また支払いの事実が証明され、二重請求などの不正行為を防止できます。
ですので、商品やサービスなど、お金を支払った時は「領収書ください」と言ってもらっておきましょう。

領収書を発行する(領収書を渡す側)

領収書には、数カ所の決まった約束事(決まり)があります。その約束を守っていないと、基本的に領収書として有効ではありませんので、約束に従い記入していきましょう。

領収書に必要な記載事項

①発行した日付の記入
②代金を支払い者の名前(団体名など)
③金額の記載
④但し書きの記載
⑤5万円以上は収入印紙
⑥発行者の名前(団体名など)・住所の記入

それでは、1～6をそれぞれ詳しく見ていきましょう

① 発行した日付の記入

領収書を発行した日を記入します。

② 代金の支払い者の名前

代金を支払いした者(個人・団体名・会社名)の正式な名称を書きます。
空白であったり、上様と記入することは避けましょう。調査が入った時には目をつけられ、領収書として認められない場合もあります。

また法人名を記入する際気をつけたいことがあります。株式会社なら（株）と略すのは失礼と考える人もいるので、前株なら「株式会社 ○○○」後株なら「○○○ 株式会社」と略さずに記入しましょう。

③ 金額の記載

金額の記入は、改ざんされることを防ぐために、書き方のルールがあります。
以下(A)～(C)の３つの記入の仕方が一般的です。

(A) ￥○,○○○,○○○※
(B) ￥○,○○○,○○○―
(C) 金○,○○○,○○○円也

・金額の先頭に円マーク「￥」または「金」の記入
・金額の末尾にハイフン「―」または「※」を記入
・金額は3桁ごとにカンマ「,」で区切る
・改ざんを防ぐためそれぞれの文字の間隔に間をあけないようにしましょう。

④ 但し書きの記載

但し書きは、何に対する支払いなのかを具体的に記入します。

例えば「○○年度会費として」「書籍代として」など、後から見返したときに何のために支払いか分かるようにしておきます。「品代として」など抽象的な書き方は避け、できるだけ具体的な内容を記載しましょう。

⑤ 収入印紙

5万円以上の領収書は印紙が必要となります。収入印紙は「印紙」とも呼ばれることもあります。

収入印紙の金額は、金額によって異なります。5万円以上の場合は忘れずに領収書を貼りましょう。

⑥ 発行者の名前(団体名など)・住所の記入

発行者の住所、氏名(団体名)を記入をし、認め印を押印します。

領収書を受け取る(領収書をもらう側)

サービスや商品代金を支払ったら、必ず領収書をもらっておきましょう。

領収書がもらえない香典・お祝い・バス料金などでは、メモ用紙などに日付・用途・金額を残しておきます。ただし、頻繁にメモ用紙で代用したり、高額な金額をメモ用紙で代用したりすると、会員に疑われることもありますので注意してください。

領収書の保管

領収書はノートなどに貼ったり、コピー用紙に貼ってファイルに閉じたりして年度ごとに保管します。年度末の総会などで領収書の公開を求められたときに、わかるようにしておきましょう。

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