会計を極める 第11回「会費の管理のコツ」

会費のルールを決めましょう

自治会・PTA・各種サークルなどは自由な意志によって結成される任意団体です。このため法律で決められた規則やルールなどは義務づけられていません。 だからこそ、会のルールを決めておき、文書化し、会員に周知することが大切になります。(その都度会費の扱い金額が違うと不公平になりますよね)

ルールを決めることで、新規加入者にわかりやすく説明でき、会の運営もルールに従ってできますので会長・役員・会計も安心できます。 会費のルールを決めるにあたっては、総会を開き、話し合いの上で決めていきましょう。

ルールの例

1. 会費の金額 (一人あたり年額 〇,〇〇〇円など)
2. 年度途中の新規加入者について、いつから会費を払ってもらうか
3. 年度途中の退会者について、払い戻しをおこなうかどうか
4. 会費を徴収できないケースはどのように対応するか

会費を払った人に領収書を渡しましょう

会費を集金したら領収書をその場で渡しましょう。金額などは決まっていると思いますので、あらかじめ領収書の金額、但し書き、宛先を記載しているとスムーズです。忘れてはいけないのが発行者の「署名」または「捺印」をおこない、正式な領収書であることを証明しておきましょう。
詳しくは「領収書の書き方」をご覧ください。

集めた会費は専用の財布にいれましょう

会員から集めた会費は個人の財布に入れず、会費専用の財布(封筒などでも可)にいれましょう。自分のお金と、会のお金を分け、管理をあいまいにしないようにするためです。

会費を払いやすくするために

会費の集金は重苦しい役割です。会員の中には支払わない人、遅延する人がいることもあります。そのような方には、会の重要性・会費の用途について詳しく説明し、理解してもうらう必要があります。 また、年会費などは一度に徴収するのではなく、四半期・月別で分割して支払いしていただくという方法も有効でしょう。
それでも徴収できないやむおえない理由がある場合には、会長や会計の一存では不公平になりますので、総会･会議などで話しあい、会の基準のもとで対応を決めていくとよいでしょう。